Privacyverklaring

Bos Support

Bos Support, gevestigd te Nieuwegein, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Bos Support is een eenmanszaak, gevoerd door Kris Bos, en verleent diensten als virtueel assistent.

Contactgegevens:
Website: https://bos-support.nl
E-mail: info@bos-support.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Bos Support verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Voor- en achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bedrijfsnaam
  • KvK-nummer
  • Factuur- en administratienummers
  • Betaalgegevens (zoals bankrekeningnummer)
  • Website- of socialmedia-accounts (indien relevant voor de opdracht)

Bos Support verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens.

Gegevens van minderjarigen

Onze website en dienstverlening hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over personen jonger dan 16 jaar, tenzij hiervoor toestemming is gegeven door ouders of voogd. Omdat wij niet kunnen controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is, adviseren wij ouders betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

Indien u van mening bent dat wij zonder toestemming persoonsgegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@bos-support.nl. Wij zullen deze gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

Doelen en grondslagen van de verwerking

Bos Support verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het uitvoeren van de dienstverlening als virtueel assistent
  • Het opstellen en versturen van offertes
  • Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
  • Het afhandelen van betalingen
  • Het voeren van administratie en boekhouding
  • Contact met u op te nemen via telefoon of e-mail indien dit nodig is voor de dienstverlening

De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op één of meerdere van de volgende grondslagen:

  • De uitvoering van een overeenkomst
  • Wettelijke verplichtingen
  • Uw toestemming (indien van toepassing)
  • Gerechtvaardigd belang, zoals het onderhouden van klantrelaties

Geautomatiseerde besluitvorming

Bos Support neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Alle werkzaamheden en beslissingen worden uitgevoerd door een mens en niet door een geautomatiseerd systeem of chatbot.

Bewaartermijnen

Bos Support bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld:

  • Contactgegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact
  • Administratieve en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
  • E-mailcommunicatie en overige gegevens: zolang nodig voor de uitvoering van de dienstverlening of totdat u verzoekt om verwijdering

Delen van persoonsgegevens met derden

Bos Support deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Denk hierbij aan partijen die ondersteunen bij:

  • boekhouding en facturatie
  • website- en e-mailhosting
  • online agenda’s en samenwerkingssoftware

Met partijen die in opdracht van Bos Support persoonsgegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. Bos Support blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, uw toestemming intrekken of gebruikmaken van uw recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt een verzoek indienen via info@bos-support.nl. Wij reageren uiterlijk binnen 30 dagen op uw verzoek. Indien een verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal 60 dagen worden verlengd.

Ter bescherming van uw privacy vragen wij u bij een inzageverzoek een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen, waarbij pasfoto, MRZ, documentnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Locatie van gegevensopslag

Bos Support verwerkt en bewaart persoonsgegevens met behulp van e-mail en cloudopslagdiensten, waaronder Google Drive. Deze diensten worden gebruikt voor communicatie en samenwerking in het kader van de dienstverlening.

De gebruikte systemen bieden passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en voldoen aan de geldende privacywetgeving.

Indien een opdrachtgever aanvullende of afwijkende beveiligingseisen stelt, of wenst te werken met specifieke software of systemen, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen en correct inrichten van deze middelen. Bos Support maakt in dat geval uitsluitend gebruik van de door de opdrachtgever aangeleverde systemen.

Beveiliging

Bos Support neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Indien u vermoedt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@bos-support.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Bos Support behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op de website.